¿No sería increíble que tu equipo pudiera administrar los correos electrónicos de tu negocio sin que fuera una molestia? ¿Te gustaría administrar tus cuentas de correo electrónico compartidas sin tener problemas? Pues, déjame decirte que no estás solo en esto: son muchas las empresas que se hacen estas preguntas diariamente.
Cuando se tiene un negocio pequeño, puede ser manejable usar un par de direcciones de correo electrónico, como lo es Gmail o Outlook. Sin embargo, cuando la empresa va creciendo se vuelve más difícil de hacer. La solución a esto: incluir una bandeja de entrada compartida en tu negocio.
Es por ello que, en este artículo profundizaremos un poco sobre cómo configurar una bandeja de entrada compartida, de manera que no sea un problema para ti y para tu equipo gestionar sus cuentas de correo electrónico. ¿Te gustaría saber de qué se trata? ¡Ven y conócelo a continuación!
Pasos para crear una bandeja de entrada compartida en tu negocio
Implementar un software de bandeja de entrada compartida es algo sencillo de hacer. Sin embargo, si no tienes idea de por dónde puedes empezar, aquí tienes la respuesta que necesitas.
1. Escoge la mejor opción
Debes saber que no todas las bandejas de entrada son iguales en un mismo equipo. Asimismo, las plataformas de gestión de correo que emplean también pueden ser diferentes. Un ejemplo de esto se puede evidenciar cuando se trata de un equipo de servicio al cliente, ya que este cuenta con desafíos específicos que otro equipo más pequeño no posee, como, por ejemplo, el de recursos humanos.
Algunos softwares solucionan y priorizan ciertas gestiones de proyectos, mientras que otros se encuentran diseñados para que las plataformas de correo electrónico funcionen de forma más eficiente. Para poder crear una bandeja de entrada compartida, y que funcione de forma eficaz en tu equipo, debes buscar herramientas que sean capaces de respaldar tus objetivos comerciales.
2. Implementación e integración
Una vez que ya hayas escogido la mejor opción, debes asegurarte de sacarle el mayor provecho a tu herramienta, integrándola con los sistemas de softwares que ya posees. Los CRM, las redes sociales y plataformas como Slack, se pueden conectar al software de bandeja de entrada que tenga tu negocio.
Gracias a esto, tu equipo podrá trabajar de una forma mucho más rápida, puesto que, tendrán al instante toda la información que necesitan. Ya no será necesario que cambien entre las diferentes ventanas para poder buscar información, evitando, así, que pierdan tiempo. Contar con las integraciones adecuadas es esencial, ya que, cuando se tiene la información correcta, los empleados podrán ofrecer una experiencia al cliente que sea mucho más consistente y fluida.
3. Configura las automatizaciones
Para nadie es un secreto que la inteligencia artificial ha modificado la forma en que las personas trabajan, por lo que esta herramienta se vuelve más poderosa cada día. Gracias a la IA, se pueden hacer automatizaciones personalizables, en donde el sistema etiquete, asigne o responda los correos electrónicos inmediatamente.
Cuando todas estas tareas se completan de forma automática, el flujo de trabajo, que tiene la bandeja de entrada, se moverá con mayor fluidez, por lo que el equipo se podrá concentrar en resolver otros tipos de tareas.
4. Mantén a tu equipo seguro
La prioridad mayor que debe tener tu negocio es garantizar la privacidad de tu equipo y la protección a los datos que los mismos emplean.
Cuando se agrega un nuevo empleado a la bandeja compartida, se corre más riesgo de violación a la seguridad. Por lo tanto, es necesario que mantengas tu información segura, actualizando las contraseñas con frecuencia, contando con niveles de permisos predefinidos y conexiones Wi-Fi que estén protegidas.
¿Cómo configurar una bandeja de entrada compartida?
Para que tu equipo pueda colaborar en conjunto, gestionar las cuentas de correos electrónicos y las conversaciones con los clientes, será necesario que configures tu bandeja de entrada compartida. No obstante, lo primero que debes saber es con qué software trabajarás. Actualmente, son muchas las empresas que prestan este tipo de servicios, por lo que debes escoger la que más se adapte a las necesidades que tenga tu negocio.
Una herramienta recomendada es el software que ofrece Crisp. Ellos te permiten crear una bandeja de entrada compartida, en la cual se pueden agrupar mensajes de diferentes canales y, lo mejor de todo, es que se puede hacer en un solo lugar.
A continuación, conoce cómo configurar una bandeja de entrada compartida.
● En la página de inicio, del software escogido, ve a su pestaña de configuración y haz clic en “Agregar bandeja de entrada”, luego asígnale un nombre.
● Agrega los miembros del equipo que formarán parte de la bandeja de entrada, incluyendo sus nombres y sus cuentas como Gmail, Instagram, Slack, etc.
● Para que le saques el máximo provecho a tu herramienta, crea reglas, informes, etiquetas, respuestas predeterminadas y firmas.
● Guarda los cambios y ¡listo! Podrás usar tu bandeja de entrada compartida.
Alcanza el éxito gracias a esta herramienta
Si sientes que tu equipo tiene problemas al realizar el trabajo de forma eficiente o necesita de herramientas que les permitan hacer un mejor trabajo, seguramente es el momento de que actualices tus herramientas e integres una bandeja de entrada compartida en tu negocio.
Con este software tu equipo podrá contar con una increíble aplicación para realizar su trabajo de forma eficaz, brindando un mejor servicio a tus clientes. ¡Configura una bandeja de entrada en tu negocio y alcanza el éxito!
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