11 mayo

Aprende a organizar efectivamente tus clientes potenciales

Tiempo de lectura: 3 minutos

Muchas veces el método de generación de clientes potenciales (leads) puede estar menos organizado que otros aspectos del trabajo. Sin embargo, al tomarse un tiempo para desarrollar un mejor flujo de trabajo y establecer tus clientes potenciales, puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para concretar nuevos negocios. Acá se analizará por qué es crucial organizar tus clientes potenciales e implementar algunas herramientas sencillas para estar al tanto de ellos, como por ejemplo el uso de hojas de cálculo y recordatorios. También, se revisarán los sistemas de gestión de clientes (CRM) para aquellos que necesitan una solución más poderosa. ¡Empecemos!

¿Por qué es importante organizar clientes potenciales?

Imagina el escenario: estás trabajando en un proyecto y estás pensando en crear otro. En ese momento suena el teléfono. “¡Hola, soy Sara! Solo querí­a hacerte saber que el precio que nos diste es excelente, así­ que podemos comenzar de inmediato. ¡Gracias!”

En este punto, sin dudas, habrá una serie de preguntas que te cruzan la mente:

¿Quién es Sara y para qué compañí­a trabaja? ¿En qué proyecto está interesada? Más importante aún, ¿qué le dije?

Sin una organización adecuada, estas situaciones pueden ocurrir regularmente.

Tener tus clientes potenciales organizados te ayudará a recordar inmediatamente a cualquier persona con quien hayas hablado antes sobre un proyecto.

Cuando organices clientes potenciales, también debes considerar otros beneficios, además de ahorrar tiempo (y preocuparse menos). Por ejemplo, puedes revisar tus conversaciones pasadas con Sara, así­ como con cualquier otro contacto que tengas, tener un historial de facturas y mucho más. Incluso podrí­as automatizar tareas tales como recordatorios por correo electrónico y enví­o de facturas finales.

Si bien no necesitas ser un profesional en gerencia para tener éxito en organizarte más, un enfoque estructurado y centrado te ayudará muchí­simo. Te decimos cómo hacerlo.

Una guí­a rápida sobre cómo organizar clientes potenciales:

Acá están algunas de las opciones más avanzadas para tener una recopilación de tus clientes potenciales en orden. Sin embargo, si actualmente no tienes ningún sistema, una simple hoja de cálculo deberí­a ser suficiente para comenzar. Necesitarás una aplicación de hoja de cálculo, por supuesto, así­ que te damos algunas opciones.

Google Sheets es una aplicación sólida basada en la nube, aunque los usuarios de Mac pueden optar por Numbers. Los amantes del software de código abierto probablemente querrán elegir OpenOffice.

A continuación, deberás configurar recordatorios para volver a consultar con los clientes en una fecha posterior. Si tu sistema operativo incluye una aplicación de calendario genérica, puedes usar esa. Sin embargo, existen programas diseñados para configurar recordatorios. Por ejemplo, Boomerang, que es una opción premium que se integra con Gmail.

Una vez que tengas tus herramientas en su lugar, puedes usarlas así­:

Abre una hoja de cálculo nueva y agrega columnas para completar con información importante, como el nombre del cliente, el correo electrónico de contacto y si están actualmente activos. Las métricas adicionales que incluya dependen de tus preferencias y requisitos personales. Luego, llena la hoja de cálculo con todos tus clientes actuales, completando las columnas también. No te preocupes si algunos datos no están disponibles. Puedes completar los espacios una vez que haya realizado estos pasos. La próxima vez que obtengas un nuevo contacto, agrégalo a la hoja de cálculo y usa tu aplicación de recordatorio para establecer una fecha adecuada para hacer el seguimiento.

Si  lo consideras necesario, también puedes automatizar las respuestas a clientes potenciales que se comuniquen con usted, o incluso establecer respuestas predeterminadas para interactuar rápidamente con nuevas oportunidades de venta. El trabajo que realices ahora para organizar clientes puede parecer un gran esfuerzo, pero a la larga valdrá la pena.

Para lograr mejores relaciones con los clientes es necesario contar con aplicaciones de bases de datos altamente organizadas

Como mencionamos, una hoja de cálculo funcionará muy bien para comenzar a organizar los clientes potenciales. Sin embargo, es posible que tengas tantos contactos que una serie de columnas y filas se vuelva difí­cil de manejar. Cuando te encuentres en esa etapa, es una señal de que hay que comenzar con un software CRM.

Un CRM es una base de datos que recopila tu base de clientes actuales y clientes potenciales, brindándote una excelente plataforma para desarrollar mejores relaciones de trabajo. Es una solución poderosa que es muy útil cuando tienes muchos contactos para mantener al dí­a o cuando tienes requisitos especí­ficos.

En comparación con las hojas de cálculo simples, los CRM generalmente se visualizan mejor sin mucho esfuerzo. También puedes personalizarlo para satisfacer las necesidades de tu empresa.

Sin embargo, ten en cuenta que un CRM también puede tomar más tiempo para configurarlo que la tí­pica combinación de hoja de cálculo / recordatorio, sin mencionar que tendrá un precio más alto.

Conclusión

Sí­, asegurarte de que puedas tener a la mano tus clientes potenciales correctamente y rápidamente es un trabajo tedioso. Sin embargo, es absolutamente necesario para obtener más ganancias porque ayuda a ganar nuevos negocios. Cuando organizas tus clientes potenciales también evitas olvidarte de algunos de tus clientes más antiguos y menos activos.

Usar una combinación de una hoja de cálculo y una herramienta de recordatorio puede ser el inicio, y es una solución fácil de manejar. Sin embargo, si necesitas más flexibilidad y potencia, ¡un CRM dedicado podrí­a ser la opción perfecta!