Comparativo de programas de gesti贸n de proyectos

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Fuente: https://www.neolo.com/blog/comparativo-programas-gestion-proyectos.php


BlogNovedades19 abril,

Comparativo de programas de gesti贸n de proyectos

Tiempo de lectura: 5 minutos

En esta nueva colaboraci贸n de PCMag compartimos un an谩lisis muy interesante sobre los diferentes software de gesti贸n de proyectos, con sus beneficios y sus聽desventajas. 驴C贸mo se elije el m谩s adecuado? Por un lado, comparando los precios y las funcionalidades con los presupuestos disponibles y los objetivos de gesti贸n que tengamos. Pero聽por otra parte, tambi茅n conociendo las diferencias entre los distintos tipos de plataformas.

Aqu铆 un resumen de la聽nota completa聽escrita por Jill Duffy聽para entender qu茅 opciones hay y c贸mo hacer para elegirlas.

 

 

 

Los equipos de trabajo que tienen que lidiar con varios proyectos no pueden depender de sus memorias para mantenerlos todos organizados.(…) La informaci贸n necesita establecerse, las fechas de entrega trazadas y los documentos compartidos. Los miembros del equipo de necesitan estar en comunicaci贸n constante unos con los otros. (…) La soluci贸n es conseguir un software de gesti贸n de proyectos.

Software de gesti贸n de proyectos
Las apps de gesti贸n de proyectos son sistemas en l铆nea para trabajar y colaborar en proyectos en tiempo real. Estos espacios de trabajo en tiempo real permiten a los miembros del equipo y socios externos mantenerse en la misma p谩gina sobre cada detalle del proyecto. Estos sistemas t铆picamente proveen un panorama general de todos los proyectos desarroll谩ndose, as铆 como los detalles espec铆ficos sobre el trabajo diario para seguir avanzando.

(…) Los proyectos son un tipo espec铆fico de trabajo, con una fecha de inicio, una fecha de cierre y una de entrega. Crear un nuevo dise帽o para un sitio web es un proyecto. Mantener ese sitio web, sin embargo, es trabajo continuo sin una fecha clara de inicio y de t茅rmino.

C贸mo funcionan las apps de gesti贸n de proyectos

Dentro de estas apps, los empleados trabajan juntos para dividir proyectos complejos en diferentes partes; escalones, tareas y subtareas. Cada escal贸n, tarea o subtarea puede asignarse a una persona en espec铆fico y se le da una fecha de entrega. T铆picamente, todos los otros miembros del equipo pueden ver qui茅n es el responsable de cada tarea, ya sea que la persona vaya a tiempo con su responsabilidad o no y si hay preguntas sin resolver sobre el trabajo.

(…) Al ver una gr谩fica Gantt, por ejemplo, la cual es bastante com煤n en apps de gesti贸n de proyectos, un gerente puede ver si los empleados tienen mucho por hacer o no lo suficiente. Ayuda a todos a usar sus recursos de manera m谩s eficiente.

(…) Muchas soluciones de gesti贸n de proyectos pueden venir con una cantidad de espacio de almacenamiento para que tu equipo pueda cargar documentos en un espacio de trabajo, en donde todos puedan verlos, acceder a ellos y discutirlos. Tambi茅n es com煤n que los servicios cuenten con una opci贸n para conectar servicios de almacenamiento en l铆nea como Box, Dropbox, Google Drive o OneDrive, para que los miembros del equipo puedan vincular y cargar documentos al sistema.

Software gratuito de gesti贸n de proyectos

Algunos sistemas de software de gesti贸n de proyectos tienen versiones gratuitas, pero generalmente est谩n bastante limitados. La limitaci贸n principal es usualmente el n煤mero de proyectos que puedes realizar (piensa en uno o dos), aunque algunas veces pueden restringirte el espacio o impedirte usar ciertas funciones.

驴Cu谩l sistema tiene la mejor versi贸n gratuita? Zoho Projects, Teamwork Projects, Wrike, Volerro y ProofHub (…).

Software de colaboraci贸n

Los softwares de colaboraci贸n son un poco diferentes que los de gesti贸n de proyectos. Aunque s铆 “colaboras” en una app de gesti贸n de proyecto, el sistema es mucho m谩s espec铆fico.

El software de colaboraci贸n est谩 compuesto de diferentes tipos de apps y servicios que lidian con todo, desde video conferencias hasta dejar que dos personas trabajen en el mismo documento el mismo tiempo.

Los servicios modernos de gesti贸n de proyectos a menudo vienen con herramientas de comunicaci贸n y colaboraci贸n incluidas. O te permiten conectar a las apps de colaboraci贸n que tu equipo ya utiliza, como Slack, HipChat o incluso Google Docs.

Ya sea que uses herramientas de comunicaci贸n incluidas en la aplicaci贸n o conectes una externa, la idea es que tu equipo pueda iniciar sesi贸n en un s贸lo espacio de trabajo, para que as铆 pueda tener a la mano todo lo que necesita para realizar el trabajo. Esto incluye listas de prioridad, todos los recursos necesarios, ver notas de compa帽eros, acceder al calendario de fechas de entrega y tener un lugar para hacer preguntas y obtener respuestas. Algunas apps de este tipo ofrecen herramientas de facturaci贸n y gastos tambi茅n.

 

Software de gesti贸n de tareas

El software de gesti贸n de tareas es ligeramente diferente al software de gesti贸n de proyectos. Estas 煤ltimas contar谩n con funciones de gesti贸n de tareas incluidas. Pero puedes simplemente conseguir una app de gesti贸n de tareas si es lo que realmente necesitas.

Uno de los ejemplos m谩s claros de la app de gesti贸n de tareas es Asana. Algunas veces se le llama a Asana una herramienta de flujo de trabajo. Con ella puedes asignar tareas a individuos espec铆ficos, y aquellas tareas pueden tener descripciones, fechas de entrega y documentos adjuntos, pero no son necesariamente parte de un proyecto m谩s grande (…).

 

Software de tareas pendientes

Otro tipo de app que las personas confunden con gesti贸n de proyectos son las de tareas pendientes. Algunas de ellas son colaborativas. Algunas veces te permiten crear “proyectos” dentro de ellas. Puedes asignar a una persona una tarea, darle una fecha l铆mite y ver cu谩ndo se complete esa tarea. Pero no es lo mismo que una app de gesti贸n de proyectos.

De manera similar al problema de las apps de gesti贸n de tareas, un software de tareas pendientes no te da la selecci贸n completa de herramientas y funciones para monitorear un proyecto complejo hasta completarlo. Pero son buenas para alivianar la carga de trabajo. Lo que s铆, son incapaces de ofrecerte una gr谩fica Gantt o un aproximado de cu谩nto trabajo queda por hacer antes de que comienza la siguiente fase del proyecto.

Mis dos apps de colaboraci贸n preferidas de tareas pendientes son Todoist y Wunderlist.

 

Gesti贸n de proyectos para negocios peque帽os

Muchos negocios peque帽os usan softwares de gesti贸n de proyectos porque se sienten abrumados de trabajar a trav茅s de cadenas de emails. La plataforma de gesti贸n de proyectos correcta para ti puede ayudar a eliminar todos esos correos de tu bandeja de entrada, pero debes saber que no suceder谩 de la noche a la ma帽ana. Toma tiempo para que los empleados aprendan a usar el software y para que una empresa descifre cu谩l es la mejor manera de usarlo para los proyectos que tengan.

(…) Las plataformas que pueden satisfacer a las grandes empresas cuentan con una estructura de pago de usuario por mes, mientras que las plataformas m谩s aptas para negocios peque帽os a menudo cobran una tarifa fija. Y no es que una empresa peque帽a no pueda usar el mismo sistema que los negocios grandes, pero muchas veces terminan por pagar por cosas que no necesitan.

Existen muchas diferencias m谩s; aspectos que debes considerar para tu negocio en particular, la estructura de tu equipo y el estilo de trabajo. Pero ahora tiene una idea de c贸mo empezar a buscar el software que m谩s se adapte a tus necesidades.

 

Nibiru.com

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